E-Rechnungen von Timme Hosting

Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung den Grundstein zur Umsetzung der ViDA-Initiative der EU-Kommission legen. Diese zielt in erster Linie auf die Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems ab.

Das Bundesfinanzministerium hat ein Dokument zur zukünftigen Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag veröffentlicht. Außerdem werden in einem FAQ zur E-Rechnungspflicht viele Fragen beantwortet.

Auch Kunden von Timme Hosting erhalten ihre Rechnungen zukünftig als E-Rechnungen.

Definition „E-Rechnung“

E-Rechnungen, auch als elektronische Rechnungen bezeichnet, sind digitale Dokumente, die den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Verkäufer und Käufer ermöglichen. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation im Finanz- und Rechnungswesen.

Zu den gängigen Formaten für E-Rechnungen gehören ZUGFeRD (in Deutschland), Factur-X und PEPPOL (Paneuropean Public Procurement Online). Sie unterscheiden sich von einer normalen PDF-Rechnung, da sie strukturierte Datenformate verwenden, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Um den Regelungen zu entsprechen, müssen sich die verwendeten Formate an der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. CEN-Norm EN 16931 orientieren. Außerdem müssen sich die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig im entsprechenden Format extrahieren lassen.

Demnach gilt eine im herkömmlichen PDF-Format versandte Rechnung 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Anders verhält es sich beim ZUGFeRD-Datenformat. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument. Das bedeutet, dass der Rechnungsversand grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments erfolgt – die bildhaft repräsentierte Rechnung. Gleichzeitig wird die inhaltlich identische Rechnung als XML innerhalb des PDF mitversandt, sodass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten möglich ist.

Kurzer Überblick über die E-Rechnungspflicht

E-Rechnungen sind ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen und in der deutschen Wirtschaft.

Es gibt einige Gründe, die für die Digitalisierung der Rechnungsprozesse sprechen:

• Effizienz: Automatisierung reduziert manuellen Aufwand bei der Eingabe und Verarbeitung von Rechnungsinformationen.
• Schnelligkeit: Schnellere Übertragung und Bearbeitung möglich.
• Kostenersparnis: Reduzierung von Papierverbrauch, Porto und Lagerkosten.
• Fehlerreduzierung: Verminderung menschlicher Fehler durch automatisierte Datenverarbeitung.
• Nachhaltigkeit: Umweltfreundlicher durch Reduzierung von Papierverbrauch.
• Rechtlich: Hilft bei der Bekämpfung von Betrug und Rechnungsfälschung.

Anforderungen an Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, also den XML-Datensatz zur Weiterverarbeitung zu visualisieren und zu archivieren. Diese Verpflichtung hat mehrere Konsequenzen und Anforderungen für Unternehmen:

• Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die notwendige Infrastruktur und Software bereitstellen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Der Empfang von E-Rechnungen ermöglicht eine weitreichende Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse möglicherweise anpassen, um von der Automatisierung zu profitieren.
• Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden. Change Management-Maßnahmen können erforderlich sein, um die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern und Übergangsprobleme zu minimieren.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dazu gehören Regelungen zur Datenspeicherung, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und die revisionssichere Archivierung.

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte. Im Geschäft mit Endkunden (B2C) bedarf es weiterhin der Zustimmung des Rechnungsempfängers, damit eine E-Rechnung versendet werden kann.

Da der Gesetzgeber einen hohen Umsetzungsaufwand erwartet, gibt es Übergangsregelungen bis spätestens 2027. Diese erlauben unter bestimmten Umständen weiterhin Papierrechnungen, z.B. für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 €. Informieren Sie sich hierzu am besten direkt beim Bundesfinanzministerium oder kontaktieren Sie einen Rechtsberater.

Übertragungswege

Um den reibungslosen Austausch von E-Rechnungen sicherzustellen, sollten sich Rechnungsersteller und -empfänger idealerweise im Vorfeld auf einen geeigneten Übermittlungsweg einigen. Eine einfache und weit verbreitete Methode ist der direkte Versand der elektronischen Rechnung an das E-Mail-Postfach des Empfängers. Auch die Bereitstellung der Rechnungsdaten über eine definierte Schnittstelle, die eine direkte Integration in die Systeme des Empfängers ermöglicht, ist möglich. Wenn Unternehmen Teil eines Konzernverbundes sind, kann der gemeinsame Zugriff auf einen zentralisierten Speicherort für das Teilen und Empfangen von Rechnungen genutzt werden. Der Rechnungsempfänger kann Rechnungen auch über ein Internetportal herunterladen, was besonders dann sinnvoll ist, wenn viele Geschäftspartner beteiligt sind.

Alternativ können Unternehmen auch einen externen Dienstleister für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen beauftragen. In diesem Fall muss der leistende Unternehmer darauf achten, dass der Dienstleister alle formalen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes für ordnungsgemäße Rechnungen erfüllt.

Für den Empfang einer elektronischen Rechnung reicht es oft aus, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, womit Unternehmen bereits eine grundlegende Infrastruktur für die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen schaffen können.

Was das für Sie bedeutet

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann technische Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere in Bezug auf die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Standards. Besonders wichtig ist dabei, dass die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen der EU-Norm EN 16931 entspricht.

Schulung und Akzeptanz in der Belegschaft sind ebenfalls wichtige Faktoren. Unternehmen müssen oft ihre internen Prozesse anpassen und möglicherweise in neue Software oder Plattformen investieren, um E-Rechnungen effektiv nutzen zu können.

Als Kunde von Timme Hosting erhalten Sie zukünftig Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung.

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema E-Rechnung haben, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Unser Team steht Ihnen gerne Frage und Antwort. Allerdings sollten Sie bei rechtlichen Fragen dringend einen Rechtsberater hinzuziehen und sich nicht allein auf die Angaben in diesem Beitrag verlassen.